Una componente centrale della gestione patrimoniale è la cura delle proprie collezioni che comprende tutte le attività associate con l’organizzazione e il mantenimento delle raccolte per mantenerle al sicuro, accessibili e in buono stato condizione. La cura delle collezioni in genere include l’identificazione, la registrazione, l’archiviazione e la localizzazione delle collezioni. Cristina Rossello
Le regole
Ciò che risulta importante nella cura dei documenti è:
- conservarli in un ambiente sicuro e ben curato;
- maneggiarli in un modo che ne prolunghi la vita e l’utilità;
- conservarli o ripristinarli, quando necessario;
- garantire che siano accessibili fisicamente e intellettualmente in caso di esposizione, prestito o studio;
- monitorarne la posizione, l’uso e le condizioni.
Tra l’ampia gamma di problemi di cura, il nostro Centro Studi e Ricerche R.F.O. considera particolarmente importanti nella valorizzazione di una collezione: l’inventario, l’archiviazione con sistemi digitali e la conservazione. Metodologia che applichiamo in ogni collezione lavorata allo scopo di preservare il suo valore nel tempo e sul mercato.
I documenti richiesti per una gestione efficace delle collezioni includono i registri delle accessioni, cataloghi, fotografie, registri di localizzazione, rapporti sulle condizioni, registri di prestito e documenti su cessioni e altri relativi alle collezioni. Collettivamente, questi record sono indicati come “informazioni sulle collezioni” (o “documentazione della collezione”). Una fonte chiave di informazioni sulle collezioni è l’inventario, definito come un elenco dettagliato di articoli da collezione, gruppi o lotti che identifica la corrente cura e ubicazione fisica di ogni articolo, gruppo o lotto. L’inventario è una componente fondamentale e critica di una buona cura delle collezioni. Sapere cosa si possiede e dove si trovano le opere, possano essere in deposito, esposte in mostre o in prestito per eventuale una eventuale ricerca, è alla base della valorizzazione dell’intero patrimonio. Comunque all’interno di un qualsiasi archivio è sempre stabilito uno standard minimo per gli inventari. Gli standard di accreditamento prevedono che venga catalogata una percentuale adeguata e ragionevole della collezione permanente e così inventariato.
Inoltre è importante la conservazione dei beni. Si consideri che la temperatura e l’umidità sono due fattori ambientali che influiscono in modo significativo la velocità con cui un oggetto organico si deteriora. Gli ambienti più dannosi dal punto di vista della temperatura e dell’umidità sono quelli in cui uno o in entrambi le variabili cambiano rapidamente su un ampio intervallo, ma anche i valori assoluti contano. Studi attestano ad esempio che è necessario non esporre ad alte temperature e tassi di umidità, perciò sarà importante avere sempre cura anche di questo aspetto predisponendo luoghi adatti e utilizzare sistemi di controllo.
La conservazione si riferisce a misure che prolungano la durata di vita degli elementi delle collezioni, o renderli più adatti all’esposizione o al prestito. Questo può significare un intervento attivo a conservare o restaurare singoli oggetti danneggiati o ad alto rischio di deterioramento. Oppure può riferirsi a un approccio più olistico, generalmente noto come preventivo alla conservazione – che si concentra sul mantenimento di condizioni favorevoli a lungo termine nella protezione delle collezioni, piuttosto che trattare i singoli elementi. (Preventivo alla conservazione comporta il monitoraggio e il controllo degli ambienti in cui le raccolte vengono memorizzati o visualizzati per ridurre al minimo gli effetti di agenti di deterioramento quali forze fisiche dirette, parassiti, contaminanti, inquinanti, luce, temperatura, relativa umidità, fuoco, acqua e atti di vandalismo.) Risulta perciò importante un’azione coerente ed un efficiente programma di conservazione dove i responsabili della raccolta devono sapere cosa è a rischio, stabilire priorità e implementare trattamenti o azioni preventive.
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